報告しなきゃいけないことがある。分かっている。でも、声をかけられない。
タイミングを見計らっているうちに、時間だけが過ぎていく。「今じゃないかも」「機嫌が悪そう」。そうやって先延ばしにして、余計に言いづらくなる。
特に、悪い報告ほど言いづらい。私にも、覚えがあります。この記事では、報連相が怖くなる理由と、少し楽になる方法について書きます。
なぜ、報連相が怖くなるのか
理由は、たいていこの3つのどれかです。
過去に、報告して怒られたことがある。 一度でも「なんでもっと早く言わないの」「そんなことで来ないで」と言われると、次から声をかけるのが怖くなります。
相手の機嫌に、対応が左右される。 同じことを言っても、日によって反応が違う。そうなると、報告のたびに賭けをしているような気分になります。
「そんなことも分からないの」と思われそう。 相談することが、能力不足の証明のように感じてしまう。
どれか、思い当たりませんか。これは、あなたが臆病だからではありません。 そう学習させられただけです。
特に怖いのは、「悪い報告」
ミスをした。クレームになった。間に合いそうにない。こういう報告が、いちばん重いです。
言えば怒られる。でも言わなければ、もっと大変なことになる。分かっているのに、口が動かない。
でも遅れるほど、事態は悪くなります
ここは正直に書きます。
悪い報告は、寝かせるほど大きくなります。
今日なら「すみません、間違えました」で済むことが、3日後には「なぜ黙っていたんだ」に変わります。怒られる内容が、ミスそのものから「報告しなかったこと」に移ってしまうんです。
だから、怖いけれど、早いほうが、結果的に自分が楽になります。 これは、あなたを責めるためではなく、あなたを守るために言っています。
報連相を、少し楽にする言い方
① 結論から言う
「あの、実は昨日のことなんですけど、〇〇さんから電話があって…」前置きが長いほど、聞く側はイライラします。
「〇〇の件で、ミスがありました」 と先に言ってしまう。そのあとで経緯を説明する。このほうが、ずっと短く済みます。
② 「ご相談です」で始める
これは効きます。
「報告です」だと、責められる空気になりがち。でも「ご相談したいことがあります」と切り出すと、相手は「助言する側」の立場になります。同じ内容でも、受け取られ方が変わります。
③ 事実と、自分の意見を分ける
「たぶん怒っていたと思います」ではなく、「〇〇とおっしゃっていました。私は怒っていると感じました」。
事実と解釈を分けて話すと、話が正確に伝わります。そして「あなたの主観でしょ」と言われにくくなります。
④ 自分の案を、ひとつ添える
「どうしたらいいですか」だけだと、丸投げに見えます。
「私は〇〇しようと思っているのですが、それでよろしいでしょうか」。間違っていても構いません。 考えた形跡があるだけで、印象がまったく違います。
それでも怖い相手なら、ルートを変える
工夫をしても、どうしても怖い相手はいます。
そんな時は、その人に言うことに、こだわらなくていいんです。
- 別の先輩や、話しやすい上司に先に相談する
- 口頭ではなく、メールやチャットで伝える
- チームに共有する形にして、個人対個人にしない
記録が残るぶん、文字のほうが安全なこともあります。 「言った言わない」を防げますし、こちらも落ち着いて書けます。
説明を求めても「いいから」と押さえつけられるような相手のことは、別の記事にも書きました。
それは、あなたの性格の問題ではないかもしれません
最後に、これも書いておきます。
報連相しやすい職場と、しにくい職場があります。
質問しても嫌な顔をされない。ミスの報告を「教えてくれてありがとう」と受け止める。そういう職場は、ちゃんと存在します。
もし今の職場で、誰に何を言っても怖いという状態なら、それはあなたのコミュニケーション能力の問題ではなく、環境の問題である可能性が高いです。
注意されるのが怖くなってしまう時のことや、そもそも仕事を教えてもらえない時のことも、別の記事に書いています。
そして、その状態が長く続いてしんどいなら、利害関係のない第三者に話してみるのもひとつです。職場の悩みに特化した相談先について、正直にまとめた記事も、よければどうぞ。
最後に
報連相は、上司のためのものではありません。あなたを守るためのものです。
早く、短く、結論から。それだけで、ずいぶん通りやすくなります。
そして、どうしても怖い相手なら、ルートを変えていい。まっすぐ立ち向かうことだけが、正解ではありません。
人にも、自分にも、ちょうどいい距離で。上司とも、ちょうどいい距離で。
